División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades
Al contestar refiérase
al oficio N° 18057
14 de diciembre, 2023
DFOE-CAP-3050
Carmen Campos Ramírez
Directora General
Junta Administrativa del Archivo Nacional (JAAN)
ccampos@dgan.go.cr
Estimada señora
Asunto: Remisión de los resultados del Índice de Capacidad de Gestión de
Recursos Humanos
La capacidad de gestión de recursos humanos corresponde al desempeño
institucional en la administración de dichos recursos, considerando la estrategia,
estructura, procesos, información, liderazgo, cultura, competencias y equipos, en procura
del cumplimiento de objetivos, la generación de valor, la continuidad de los servicios y la
satisfacción ciudadana. En ese sentido, conocer su nivel permite a las instituciones
disponer de información sobre oportunidades de mejora en sus procesos de recursos
humanos, a partir de lo cual se impulsan prácticas para una gestión de recursos humanos
integrada y sostenible que incremente los niveles de eficiencia de los servicios públicos a
su cargo.
Es por ello, que la Contraloría General aplicó el Índice de Capacidad de Gestión de
Recursos Humanos (ICGRH), instrumento que permitió generar información sobre el nivel
de 287 instituciones públicas, mediante el análisis de indicadores en 5 dimensiones
basadas en los procesos de gestión de recursos humanos, a saber: organización del
empleo, gestión del empleo, gestión del desarrollo, gestión del desempeño y gestión de
las relaciones laborales, así como una dimensión transversal con elementos
complementarios vinculados a esa gestión.
Así las cosas, me permito hacer de su conocimiento el Informe N°
DFOE-CAP-SGP-00002-2023 preparado por la División de Fiscalización Operativa y
Evaluativa, en el cual se consignan los resultados obtenidos. Dicho informe se incorpora
en un sitio web que se compone de un panorama general, documentos metodológicos, así
como consultas interactivas de resultados po ...
Fecha publicación: 14/12/2023
Fecha emisión: 14/12/2023
Institución: DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: Área de Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORME DE AUDITORIA
Proceso: SEGUIMIENTO DE LA GESTION PUBLICA
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LA ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA,
CON ENFOQUE EN LA CONTINUIDAD DEL SERVICIO
EN LA DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO
NACIONAL
20 de octubre de 2023
Informe N° DFOE-GOB-IAD-00009-2023
Contraloría General de la República
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Fiscalización para el Desarrollo de la Gobernanza
Auditoría de Carácter Especial - Compromiso de informe directo
CONTENIDO
Resumen Ejecutivo 3
1. INTRODUCCIÓN 5
ORIGEN DE LA AUDITORÍA 5
OBJETIVO GENERAL 5
ALCANCE 6
CRITERIOS DE AUDITORÍA 6
METODOLOGÍA APLICADA 6
GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO 7
SIGLAS Y ABREVIATURAS 8
2. RESULTADOS 9
AUSENCIA DE INSTRUMENTOS PARA DIRECCIONAR Y MANTENER EL SERVICIO DE LA UNIDAD DE
AUDITORÍA INTERNA 9
DEBILIDADES EN LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS TÉCNICOS DE NECESIDADES DE RECURSOS DE
LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA 11
3. CONCLUSIÓN 13
4. DISPOSICIONES 14
CUADROS
ASIGNACIÓN ESTIMADA DE COSTOS PARA LA AUDITORÍA INTERNA PERIODO 2020-2023 7
IMÁGENES
ELEMENTOS MÍNIMOS A CONSIDERAR EN EL ESTUDIO TÉCNICO PARA SOLICITUD DE RECURSOS 12
PARA LA UAI
- 2 -
Resumen Ejecutivo
¿QUÉ EXAMINAMOS?
En el desarrollo de la auditoría de carácter especial se estableció como propósito determinar si
las prácticas llevadas a cabo por la Auditoría Interna para asegurar la continuidad de los
servicios que presta, así como por la Administración activa a través del máximo jerarca que es
la Junta Administrativa del Archivo Nacional; cumplen razonablemente con lo establecido en el
marco jurídico y técnico aplicable, como responsables del buen funcionamiento del sistema. De
ahí que el estudio comprendió el análisis de las prácticas de la Unidad y de la Junta
Administrativa, durante el periodo comprendido entre el 01 de enero del 2020 y el 30 de mayo
del 2023, ampliándose cuando fue necesario.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?
La Auditoría Interna, de conformidad con el marco legal, es una actividad independiente,
obje ...
Fecha publicación: 25/10/2023
Fecha emisión: 20/10/2023
Institución: DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: Área de Fiscalización para el Desarrollo de la Gobernanza
Tipo documental: INFORMES DE AUDITORIA
Proceso: AUDITORIA DE CARACTER ESPECIAL
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Fiscalización para el Desarrollo de la Gobernanza
F-GE-46 V7
Al contestar refiérase
al oficio Nº 14869
20 de octubre, 2023
DFOE-GOB-0455
Señora
Noemy Méndez Madrigal
Auditora Interna
ARCHIVO NACIONAL
Correo: nmendez@dgan.go.cr
Estimada señora:
Asunto: Remisión del Informe nro. DFOE-GOB-IAD-00009-2023, denominado Informe
de Auditoría sobre la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna,
con enfoque en la continuidad del servicio, ejecutada en la Dirección General
del Archivo Nacional.
Me permito remitirle el Informe nro. DFOE-GOB-IAD-00009-2023, preparado por esta
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, en el cual se consignan los resultados de la
auditoría de carácter especial efectuada en la Dirección General del Archivo Nacional, sobre la
organización y funcionamiento de la Auditoría Interna, con enfoque en la continuidad del
servicio.
La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las
disposiciones, deberá remitirse, en los plazos y términos fijados, a la Gerencia del Área de
Seguimiento para la Mejora Pública de la Contraloría General. Es importante señalar que para
el cumplimiento de lo dispuesto por este Órgano Contralor en el citado informe, corresponde a
esa Administración observar los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las
disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus
informes de auditoría”, emitidos mediante Resolución Nro. R-DC-144-2015, publicada en La
Gaceta Nro. 242 del 14 de diciembre del 2015.
En los Lineamientos señalados, entre otros asuntos, se establece que ese órgano debe
designar y comunicar al Área de Seguimiento para la Mejora Pública, los datos de el/la
responsable del expediente de cumplimiento, a quién le corresponderá la tarea de conformar,
actualizar, foliar, custodiar, conservar y dar acceso al expediente de cumplimiento de las
disposiciones y recomendaciones ...
Fecha publicación: 25/10/2023
Fecha emisión: 20/10/2023
Institución: DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: Área de Fiscalización para el Desarrollo de la Gobernanza
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORME DE AUDITORIA
Proceso: AUDITORIA DE CARACTER ESPECIAL
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Fiscalización para el Desarrollo de la Gobernanza
F-GE-46 V7
Al contestar refiérase
al oficio Nº 14866
20 de octubre, 2023
DFOE-GOB-0453
Señor
Luis Alexander Castro Mena
Presidente, Junta Administrativa
ARCHIVO NACIONAL
Correo:acastro@mcj.go.cr
junta@dgan.go.cr
Estimado señor:
Asunto: Remisión del Informe nro. DFOE-GOB-IAD-00009-2023, denominado Informe
de Auditoría sobre la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna,
con enfoque en la continuidad del servicio, ejecutada en la Dirección General
del Archivo Nacional.
Me permito remitirle el Informe nro. DFOE-GOB-IAD-00009-2023, preparado por esta
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, en el cual se consignan los resultados de la
auditoría de carácter especial efectuada en el la Dirección General del Archivo Nacional, sobre
la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna, con enfoque en la continuidad del
servicio. Lo anterior, con el propósito de que ese informe sea puesto por usted en conocimiento
de los miembros de la Junta Administrativa, en la sesión inmediata posterior a la fecha de
recepción de ese informe.
La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las
disposiciones, deberá remitirse, en los plazos y términos fijados, a la Gerencia del Área de
Seguimiento para la Mejora Pública de la Contraloría General. Es importante señalar que para
el cumplimiento de lo dispuesto por este Órgano Contralor en el citado informe, corresponde a
esa Administración observar los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las
disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus
informes de auditoría”, emitidos mediante Resolución Nro. R-DC-144-2015, publicada en La
Gaceta Nro. 242 del 14 de diciembre del 2015.
En los Lineamientos señalados, entre otros asuntos, se establece que ese órgano debe
designar y comunicar al Área de Seguimiento para la Mejora Pú ...
Fecha publicación: 25/10/2023
Fecha emisión: 20/10/2023
Institución: DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: Área de Fiscalización para el Desarrollo de la Gobernanza
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORME DE AUDITORIA
Proceso: AUDITORIA DE CARACTER ESPECIAL
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades
Al contestar refiérase
al oficio N° 4614
13 de abril, 2023
DFOE-CAP-0836
Agustín Meléndez García
Director General
Junta Administrativa del Registro Nacional
amelendez@rnp.go.cr
Estimado señor
Asunto: Remisión de los resultados del Índice de Capacidad de Gestión
Financiera
La Capacidad de Gestión Financiera corresponde al desempeño institucional en la
administración de los recursos financieros, considerando la estrategia, estructura,
procesos, información, liderazgo, cultura, competencias y equipos, en procura del
cumplimiento de objetivos, la generación de valor, la continuidad de los servicios y la
satisfacción ciudadana. En ese sentido, conocer su nivel permite a las instituciones
disponer de información sobre oportunidades de mejora en sus procesos financieros, a
partir de lo cual se impulsan prácticas para una gestión financiera integrada y sostenible
que incremente los niveles de eficiencia de los servicios públicos a su cargo.
Es por ello, que la Contraloría General aplicó el Índice de Capacidad de Gestión
Financiera (ICGF), instrumento que permitió generar información sobre el nivel de 305
instituciones públicas, mediante el análisis de indicadores para los procesos de gestión
financiera, a saber: Presupuesto, Contabilidad, Endeudamiento y Tesorería, así como, una
dimensión transversal con elementos complementarios vinculados a esa gestión.
Así las cosas, me permito hacer de su conocimiento el Informe N°
DFOE-CAP-SGP-00001-2023 preparado por la División de Fiscalización Operativa y
Evaluativa, en el cual se consignan los resultados obtenidos. Dicho informe se incorpora
en un sitio web que se compone de un panorama general, documentos metodológicos, así
como consultas interactivas de resultados por institución, sector y perfil financiero, de
manera que puedan ser utilizados por las personas usuarias de la información de acuerdo
con sus necesidades ...
Fecha publicación: 13/04/2023
Fecha emisión: 13/04/2023
Institución: DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: Área de Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORMES
Proceso: SEGUIMIENTO DE LA GESTION PUBLICA
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades
Al contestar refiérase
al oficio N° 10187
16 de junio, 2022
DFOE-CAP-1944
Señor (a)
Alexander Barquero Elizondo
Director General
DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Estimado (a) señor (a):
Asunto: Remisión del informe sobre los resultados del Índice de Transformación
Digital en el sector público
La transformación digital se refiere al proceso de cambio en la gestión que integra la
estrategia institucional, la cultura, las habilidades y las tecnologías de información, con el
fin de generar una mejora significativa en la experiencia de las personas usuarias de los
servicios públicos y consecuentemente en el valor que reciben.
Por esta razón, la Contraloría General de la República en el ejercicio de sus
competencias y en procura de generar insumos que promuevan la toma de decisiones
ágil, estratégica y basada en datos por parte de las administraciones públicas, ejecutó un
seguimiento de la gestión denominado “Índice de Transformación Digital en el sector
público”, el cual tuvo como objetivo determinar el nivel de transformación digital en 267
instituciones, en procura de generar insumos para promover cambios en la gestión que
permitan mejorar la experiencia ciudadana, la excelencia, agilidad, continuidad y
sostenibilidad de los servicios públicos, así como, promover la inclusión social.
Así las cosas, me permito hacer de su conocimiento el informe N°
DFOE-CAP-SGP-00002-2022 preparado por la División de Fiscalización Operativa y
Evaluativa, en el cual se consignan los resultados obtenidos. Dicho informe se incorpora
en un sitio web que se compone de una consulta interactiva de resultados por institución,
componente y sector, un resumen ejecutivo, así como, de documentos metodológicos y la
base de datos detallada con las respuestas de las 267 instituciones públicas, de manera
que pueda ser utilizada por las personas usuarias de la información de acuerdo c ...
Fecha publicación: 16/06/2022
Fecha emisión: 16/06/2022
Institución: DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: Área de Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORMES
Proceso: SEGUIMIENTO DE LA GESTION PUBLICA
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades
Al contestar refiérase
al oficio Nº 5786
31 de marzo, 2022
DFOE-CAP-1172
Señor
Alexander Barquero Elizondo
Director General
DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
director@dgan.go.cr
Estimado señor:
Asunto: Remisión del informe DFOE-CAP-SGP-00001-2022, Nuevo Modelo de
Gestión de Compras Públicas: Preparación institucional para su
implementación.
En virtud de que la Ley General de Contratación Pública, N° 9986, entrará a regir a
partir del 1 de diciembre del año en curso, la Contraloría General de la República realizó un
Seguimiento de la Gestión Pública denominado Nuevo Modelo de Gestión de Compras
Públicas: Preparación institucional para su implementación en 59 instituciones del sector
público en conjunto a sus Auditorías Internas, esto con el fin de determinar el nivel de
preparación institucional para la implementación del nuevo modelo de gestión de compras
públicas a partir de la Ley General de Contratación Pública, N° 9986.
En razón de que dicho cambio afecta a todo el sector público, resulta relevante para la
Contraloría General compartir el informe DFOE-CAP-SGP-00001-2022, en el cual se
consignan los resultados del proceso de fiscalización realizado, esto con el fin de
proporcionar insumos que le permitan a las instituciones promover mejoras en la
gobernanza, la transparencia, la planificación, el control, la ética, la orientación a resultados,
así como en la promoción de la competencia en las contracciones y la generación de valor
público en la prestación de los servicios brindados a la ciudadanía.
De acuerdo con los resultados obtenidos, se identifica que a pesar de la criticidad y
magnitud del cambio que representa el nuevo modelo de gestión de compras públicas, se
requieren acciones para avanzar en esa preparación institucional. Además, se denotan
importantes desafíos, tales como, la necesidad de apropiación y conocimiento del cambio
(compren ...
Fecha publicación: 31/03/2022
Fecha emisión: 31/03/2022
Institución: DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: Área de Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORMES
Proceso: SEGUIMIENTO DE LA GESTION PUBLICA
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades
Al contestar refiérase
al oficio N° 21238
25 de noviembre, 2021
DFOE-CAP-0974
Máster
Alexander Barquero Elizondo
Director General
DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Estimado señor:
Asunto: Remisión del informe N° DFOE-CAP-SGP-00006-2021 sobre la capacidad
de gestión institucional
Me permito remitirle el informe DFOE-CAP-SGP-00006-2021, preparado por el Área de
Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades de la División de Fiscalización Operativa y
Evaluativa, en el cual se consignan los resultados del seguimiento de la gestión sobre la
capacidad de gestión institucional con el objetivo brindar un panorama general sobre la
capacidad de gestión institucional, con base en el análisis del marco regulatorio y buenas
prácticas aplicables, con el propósito de promover su fortalecimiento en procura de la
generación de valor público.
Dicho informe comprende los resultados del análisis de la capacidad de gestión
institucional a partir de las dimensiones que conforman el Modelo Integrado de Gestión
Pública (MiGPS), el cual integra cuatro dimensiones -estrategia y estructura; liderazgo y
cultura; procesos e información; competencias y equipos- para el fortalecimiento de la
capacidad de gestión institucional; es decir, la articulación y preparación de los recursos
disponibles de cada entidad para cumplir sus funciones, objetivos y alcanzar los resultados.
Esas dimensiones consideran una serie de prácticas vinculadas a la gestión para
resultados, los riesgos, la calidad y el control interno en cada una de las dimensiones
definidas, cuya implementación en los subsistemas de gestión de las instituciones -financiera,
potencial humano, bienes y tecnologías de información- permite fortalecer la capacidad de
gestión institucional en procura de satisfacer las necesidades de la ciudadanía y generar valor
público mediante el desempeño eficiente y eficaz de su gestión. ...
Fecha publicación: 26/11/2021
Fecha emisión: 25/11/2021
Institución: DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: Área de Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORMES
Proceso: SEGUIMIENTO DE LA GESTION PUBLICA
División Jurídica
Al contestar refiérase
al oficio Nº 7786
22 de mayo de 2020
DJ-0686
Señor
Alexander Barquero Elizondo
Director General
ARCHIVO NACIONAL
Estimado señor
Asunto: Se atiende consulta sobre pago de prohibición.
Se refiere este Despacho a su oficio DGAN-DG-085-2020 del 01 de abril de 2020,
recibido el 06 de abril del mismo año, en el cual solicita a esta Contraloría General criterio sobre
la procedencia del pago de prohibición dispuesto en los artículos 14 y 15 de la Ley Contra la
Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (Ley N° 8422), en relación con la
Jefatura del Departamento Administrativo Financiero del Archivo Nacional.
El consultante indica que existe una diferencia de criterios entre el Ministerio de Cultura y
Juventud y la Dirección General del Archivo Nacional como órgano adscrito al primero. En el
caso del referido Ministerio, el consultante cita el oficio MCJ-GIRH-098-2020 de fecha del 30 de
enero del 2020, en el cual esta institución manifiesta que: “al puesto del Jefe del Departamento
Administrativo no le corresponde el pago de Prohibición sino el pago de Dedicación Exclusiva”.
Lo anterior por considerar que la prohibición en el órgano adscrito “le corresponde al puesto de
mayor jerarquía Administrativa, entendiéndose entonces al cargo de Subdirector.”
Por otra parte, en el criterio legal que aporta el consultante, oficio DGAN-DG-AJ-62-2018 de
fecha del 07 de junio del 2018, suscrito por la Asesoría Jurídica y Coordinación de la Oficina
Auxiliar de Gestión Institucional de Recursos Humanos, ambas del Archivo Nacional, se sostiene
que la Jefatura del Departamento Administrativo Financiero “tiene una gran responsabilidad en la
gestión administrativa, presupuestaria y financiera de nuestra organización, así como el manejo
de fondos públicos y el apoyo que le brinda a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.”
Adicionalmente, se indica que esta unidad “debe asumir la resp ...
Fecha publicación: 25/05/2020
Fecha emisión: 22/05/2020
Institución: DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: DIVISION JURIDICA
Tipo documental: CRITERIOS Y PRONUNCIAMIENTOS
Proceso: EMISION DE CRITERIO
Tesauro: Prohibicion de Ejercicio Profesiones Liberales
División Jurídica
Al contestar
refiérase
al oficio Nº
15857
13 de diciembre del 2017
DJ-1474
Señora
Gioconda Oviedo Chavarría, Auditora interna a.i.
DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Ce:?auditoria@dgan.go.cr
Estimado (a) señor (a):
Asunto: ?Se rechaza consulta por falta de requisitos para su presentación. Falta
de competencia del órgano contralor.
Se refiere este Despacho a su oficio número ?DGAN-AI-047-2017?, fechado el 16
de noviembre del 2017, mediante el cual consulta sobre la posibilidad de otorgar el
goce fraccionado de vacaciones, aunque estas se encuentren fuera de la
programación anual correspondiente.
En atención a la consulta planteada, debe advertirse que en el ejercicio de la
potestad consultiva de la Contraloría General, regulada en el artículo 29 de la Ley
Orgánica (Ley Nº 7428 del 4 de setiembre de 1994), el órgano contralor, en el ámbito
de sus competencias, atiende las consultas que al efecto le dirijan los órganos
parlamentarios, los diputados de la República, los sujetos pasivos y los sujetos
privados no contemplados en el inciso b), del artículo 4, de la indicada ley.
Al respecto, el ?“Reglamento sobre la recepción y atención de consultas
dirigidas a la Contraloría General de la República”?, R-DC-0197-2011 de las 8:00 horas
del 13 de diciembre de 2011, establece las condiciones que rigen el trámite y la
Contraloría General de la República
T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr
?http://www.cgr.go.cr/? Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica
http://www.cgr.go.cr/
División Jurídica
2
atención de las consultas ingresadas como parte del ejercicio de la competencia
consultiva.
Concretamente, el artículo 8 de dicho reglamento contempla los requisitos ...
Fecha publicación: 16/12/2017
Fecha emisión: 13/12/2017
Institución: DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: DIVISION JURIDICA
Tipo documental: CRITERIOS Y PRONUNCIAMIENTOS
Proceso: EMISION DE CRITERIO
Tesauro: Falta de competencia